Как рассчитать воронку подбора персонала: этапы и конверсии
Чтобы рассчитать воронку подбора персонала, посчитайте кандидатов на каждом этапе и разделите их число на число людей на предыдущем этапе, а результат умножьте на 100% — получится конверсия этапа. Воронка начинается с откликов на вакансию и заканчивается выходом нового сотрудника на работу. Между ними обычно стоят отбор резюме, телефонное интервью, собеседование, финальная встреча и оффер. На каждом шаге часть кандидатов уходит сама или получает отказ, поэтому воронка сужается от этапа к этапу. Зная конверсии, можно заранее посчитать нужное число откликов, а не ждать, пока вакансия провисит без результата несколько недель.
Обратный расчёт идёт от результата: сначала решите, сколько человек нужно нанять, затем по очереди разделите это число на конверсии этапов, начиная с последнего. Так получается, сколько офферов нужно сделать, скольких кандидатов пригласить на собеседование и сколько откликов собрать. Тот же расчёт показывает узкое место — этап, на котором теряется непропорционально много людей. Причина может быть в слабом тексте вакансии, слишком жёстком отборе резюме, долгих паузах между встречами или в отказах от оффера. Ниже разберём этапы, формулы, пример расчёта и то, что менять на каждом проблемном шаге.
Из каких этапов состоит воронка подбора
Воронка подбора — это последовательность шагов, через которые проходит кандидат от первого отклика до первого рабочего дня. Набор этапов зависит от вакансии и компании: для массового найма часть шагов объединяют, для руководителей добавляют тестовое задание или несколько встреч. Главное — зафиксировать этапы один раз и считать по ним все вакансии одинаково, иначе цифры нельзя будет сравнить между собой. Удобнее всего опираться на базовую схему из семи этапов, которая подходит большинству вакансий. Каждый следующий этап включает только тех, кто прошёл предыдущий, поэтому число людей на нём не может быть больше.
- Отклики. Все, кто откликнулся на вакансию, а также кандидаты из базы резюме, которые ответили на приглашение.
- Отбор резюме. Резюме, которые прошли первичный отбор: подходят по опыту, навыкам, графику и месту работы.
- Телефонное интервью. Короткий звонок, на котором проверяют мотивацию, ожидания и ключевые условия.
- Собеседование. Встреча с рекрутером или руководителем — очно или по видеосвязи.
- Финал. Последняя встреча с нанимающим руководителем, иногда вместе с тестовым заданием.
- Оффер. Кандидаты, которым сделали предложение о работе.
- Выход на работу. Те, кто принял оффер и действительно вышел в первый день.
Выход на работу лучше считать отдельно от принятого оффера: согласие на словах ещё не значит, что человек придёт в первый день. Если кандидаты у вас нередко соглашаются, а потом пропадают, сделайте «оффер принят» отдельным этапом.
Как рассчитать конверсию каждого этапа
Конверсия показывает, какая доля кандидатов перешла с одного этапа на следующий. Формула одна для всех шагов:
Конверсия этапа = кандидаты на этапе ÷ кандидаты на предыдущем этапе × 100%
Условный пример: цифры взяты для наглядности, это не норма рынка. На вакансию пришло 200 откликов, отбор прошли 60 резюме, до телефонного интервью дошли 40 человек, на собеседование пришли 20, в финал вышли 8, оффер получили 3, на работу вышли 2.
- отбор резюме: 60 ÷ 200 × 100% = 30%;
- телефонное интервью: 40 ÷ 60 × 100% ≈ 67%;
- собеседование: 20 ÷ 40 × 100% = 50%;
- финал: 8 ÷ 20 × 100% = 40%;
- оффер: 3 ÷ 8 × 100% ≈ 38%;
- выход на работу: 2 ÷ 3 × 100% ≈ 67%.
Отдельно считают сквозную конверсию — долю вышедших на работу от всех откликов: 2 ÷ 200 × 100% = 1%. Именно она показывает, сколько откликов нужно на одного сотрудника. Считайте по закрытым вакансиям или за период, когда все кандидаты уже прошли воронку до конца: если часть людей ещё ждёт собеседования, конверсия последних этапов окажется заниженной.
Сколько откликов нужно на одну вакансию
Чтобы спланировать поиск, воронку читают снизу вверх. Формула обратного расчёта:
Нужно откликов = нужно нанять ÷ (К1 × К2 × К3 × К4 × К5 × К6)
Здесь К1–К6 — конверсии шести переходов в долях: 30% — это 0,3, 67% — 0,67. Произведение всех конверсий и есть сквозная конверсия. В примере выше она равна 1%, поэтому на одного сотрудника нужно около 100 откликов, а на троих — около 300.
Так же считают любой промежуточный этап: план найма делят на произведение конверсий от этого этапа до конца воронки. Например, для одного найма в нашем примере нужно полтора оффера и четыре финалиста. На практике числа округляют вверх, ведь половины кандидата не бывает.
Если знать, сколько откликов вакансия собирает за неделю, тот же расчёт подскажет срок поиска. Когда потока не хватает, кандидатов добавляют поиском по базе резюме, рекомендациями сотрудников или новым текстом вакансии, а не только ожиданием.
Как найти узкое место в воронке
Узкое место — этап, на котором теряется больше людей, чем обычно бывает у вас на похожих вакансиях. Самая низкая цифра сама по себе ещё не проблема: на отборе резюме конверсия часто ниже, чем дальше по воронке, потому что откликаются многие. Важнее сравнение — с прошлыми похожими вакансиями, между рекрутерами, между источниками кандидатов. Если конверсия этапа заметно упала, причину ищут именно там. Помогает и учёт причин отсева: отказался кандидат или отказала компания — это разные проблемы с разными решениями.
| Переход | О чём говорит низкая конверсия | Что проверить и изменить |
|---|---|---|
| Отклик → отбор резюме | Откликаются не те, кто нужен, или критерии отбора слишком жёсткие | Название и текст вакансии, список обязательных требований |
| Отбор резюме → телефонное интервью | Кандидаты не отвечают или отказываются при первом контакте | Скорость связи после отклика, время звонков, совпадение условий в разговоре и в вакансии |
| Телефонное интервью → собеседование | Отсев на звонке или неявка на встречу | Вопросы на звонке, напоминание о встрече, удобные формат и время |
| Собеседование → финал | Рекрутер и руководитель по-разному видят нужного кандидата | Согласованный профиль кандидата и единые критерии оценки |
| Финал → оффер | Решение затягивается или в финале нет подходящих | Сроки обратной связи, число этапов, реалистичность требований |
| Оффер → выход на работу | Кандидаты отказываются от предложения или не выходят | Совпадение оффера с обсуждённым, скорость предложения, связь до первого дня |
Что менять на проблемном этапе
Слабый текст вакансии
Если откликов мало или откликаются явно не те люди, начинать стоит с вакансии. Название должности должно совпадать с тем, как её ищут соискатели, без внутренних названий компании. В тексте — конкретные обязанности, отдельно обязательные и желательные требования, график, формат и место работы. Расплывчатый текст привлекает случайных кандидатов и отпугивает тех, кто подходит.
Слишком жёсткий отбор
Когда до телефонного интервью доходят единицы, проверьте критерии отбора резюме. Нередко «желательные» требования на практике превращаются в обязательные, а кандидатов с похожим опытом отсекают из-за другого названия прошлой должности. Оставьте 3–5 обязательных требований, согласуйте их с руководителем и ещё раз просмотрите пограничные резюме.
Долгие паузы между этапами
Если кандидаты пропадают между звонком, собеседованием и финалом, дело часто в скорости. Пока компания согласует время встречи, человек успевает получить другие предложения. Назначайте следующий шаг прямо в конце текущего, давайте обратную связь в обещанный срок и не добавляйте этапы без нужды.
Отказы от оффера
Низкая конверсия на последних этапах обычно значит, что оффер разошёлся с ожиданиями кандидата или пришёл слишком поздно. Выясняйте ожидания по условиям ещё на телефонном интервью, делайте предложение письменно и с теми условиями, которые обсуждали, оставайтесь на связи до первого рабочего дня. Порядок оформления сверяйте с действующим трудовым законодательством и кадровой службой. О причине каждого отказа стоит спрашивать — со временем из ответов складывается понятная картина.
Как не ошибиться в расчётах
- Не смешивайте разные вакансии. У массовой позиции и у руководителя конверсии обычно разные, и общая цифра ничего полезного не подскажет.
- Не делайте выводов по малым числам. Если на этапе пять кандидатов, один человек меняет конверсию сразу на 20 процентных пунктов.
- Разделяйте источники. Отклики на вакансию, кандидаты из базы резюме и рекомендации проходят отбор по-разному.
- Фиксируйте даты. Время между этапами объясняет потери не хуже процентов.
- Обновляйте данные. Пересчитывайте конверсии после каждой закрытой вакансии, а не от случая к случаю.
Порядок работы с воронкой простой: зафиксируйте этапы, посчитайте конверсии по закрытым вакансиям, по ним рассчитайте нужное число откликов на новую вакансию, затем найдите этап с самыми большими потерями и меняйте сначала его. После изменений посчитайте воронку снова — только так видно, сработало ли решение.
Частые вопросы о воронке подбора персонала
Что такое сквозная конверсия воронки подбора?
Это доля кандидатов, вышедших на работу, от всех откликов на вакансию. Её считают как число нанятых, делённое на число откликов и умноженное на 100%, и по ней видно, сколько откликов нужно на одного сотрудника.
Нужно ли включать в воронку кандидатов из базы резюме?
Да, но лучше вести для них отдельную воронку или хотя бы помечать источник. Кандидаты, найденные рекрутером, и те, кто откликнулся сам, проходят отбор по-разному, и в общей цифре эта разница теряется.
Как часто пересчитывать воронку подбора?
Удобно пересчитывать конверсии после каждой закрытой вакансии и сравнивать их с прошлыми похожими. Если вакансий много, можно подводить итоги за месяц или квартал, учитывая только кандидатов, которые уже прошли все этапы.
Что делать, если откликов на вакансию почти нет?
Сначала проверить название и текст вакансии: понятны ли обязанности, требования и условия работы. Параллельно стоит искать кандидатов в базе резюме и через рекомендации, а не только ждать откликов.
Почему кандидаты отказываются от оффера?
Частые причины — условия предложения не совпали с тем, что обсуждали, решение принимали слишком долго или кандидат получил другое предложение. Чтобы понять причины именно в вашей компании, спрашивайте о них при каждом отказе и записывайте ответы.
